Debe mi empresa adquirir un hardphone o un softphone?

Muchas organizaciones están considerando el cambio de las líneas telefónicas estándar a la telefonía de voz sobre IP (VoIP). Si la suya está entre esas empresas, hay una serie de preguntas importantes que debe plantearse.

Estas preguntas incluyen:

- ¿Es un sistema de VoIP lo suficientemente fiable?
- ¿Qué pasa con mis teléfonos?
- ¿Es compatible con mi número de tarificación adicional o gratuito?

En este artículo le contaremos todo lo que necesita saber sobre qué es la VoIP, qué tipos de teléfonos se pueden utilizar con la VoIP y cómo utilizar la VoIP con sus números de teléfono existentes. Cuando haya leído el artículo, debería ser capaz de tomar una decisión informada sobre si la VoIP es o no adecuada para su negocio.

¿Qué es realmente la VoIP?

Empecemos por el propio término VoIP. ¿Qué es realmente, cómo funciona y cuáles son los pros y los contras de utilizar la VoIP?

Durante décadas, las llamadas telefónicas se han encaminado como una señal analógica a través de la red tradicional de cables de cobre, conocida como red telefónica pública conmutada o RTPC.

En cambio, la VoIP utiliza la tecnología de red para enviar las llamadas telefónicas como información digital al receptor. Aunque la VoIP puede utilizar muchos tipos diferentes de tecnologías de red, para la mayoría de las empresas esto significa simplemente que utilizan la misma conexión a Internet que ya utilizan para el correo electrónico, la navegación y la banca en línea, para sus llamadas telefónicas.

La VoIP convierte una señal analógica (tu voz) en una señal digital, que luego se transmite en forma de pequeños paquetes de datos por la red. En el extremo del receptor, estos paquetes se ensamblan y se convierten de nuevo en una señal analógica para que puedas ser escuchado. Cuando el receptor responde, el mismo proceso se repite en sentido contrario.

A pesar de este vaivén de transmisiones de datos, la comunicación a través de VoIP es tan fluida como con la antigua telefonía analógica, pero con una gran diferencia: la calidad del sonido puede ser mucho mejor con VoIP. Puedes llamar a alguien al otro lado del mundo y parecerá que esa persona está allí contigo, en la misma habitación.

Si utiliza su actual conexión a Internet para la telefonía VoIP, asegúrese de comprobar si el ancho de banda disponible es suficiente. La mayoría de las conexiones de banda ancha modernas deberían ser compatibles con VoIP, lo que hace que la inversión en VoIP sea relativamente baja.

La VoIP no es compatible con un teléfono estándar

Como la VoIP envía sus datos a través de una conexión de red, necesitarás teléfonos especiales que se conecten a una red.

Existen dos categorías de teléfonos VoIP: los llamados hardphones y los softphones.

La diferencia entre estos dos es como la que existe entre el hardware y el software para los ordenadores: uno es un dispositivo físico, el otro se ejecuta en su ordenador o teléfono móvil.

Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas e inconvenientes.
Teléfonos duros: ventajas y desventajas

Los hardphones son teléfonos físicos; los dispositivos reales que puedes colocar en tu escritorio. De hecho, los hardphones se parecen mucho a los teléfonos normales, aunque "bajo el capó" funcionan con un sistema de VoIP que se conecta a Internet en lugar de a la antigua línea telefónica.

Las ventajas de un hardphone son que resulta familiar; todos los controles y la forma de manejarlo es la misma que la de un teléfono estándar. Una diferencia importante respecto a los softphones es que puedes hacer o recibir llamadas en cualquier momento, incluso cuando el ordenador está apagado.

Los teléfonos duros tienen dos desventajas importantes con respecto a los softphones.

La primera es que el software que ejecutan estos teléfonos para gestionar la parte digital y de red no es fácil de actualizar, por ejemplo para aumentar la seguridad o añadir nuevas funcionalidades.

La segunda desventaja en comparación con los softphones es que un hardphone es más caro de comprar.

Softphones: ventajas y desventajas

Un softphone es básicamente un software que hace lo mismo que un hardphone, pero que se ejecuta en tu ordenador. Así, en lugar de un teléfono físico en el escritorio, un softphone es un icono en el ordenador o una aplicación en el teléfono.

Los softphones son más comunes de lo que crees y probablemente hayas utilizado uno sin saberlo. Ejemplos muy conocidos de softphones son Skype, Viber, Google Talk y Bria.

Una de las mayores ventajas de un softphone es que el software se actualiza fácilmente o incluso de forma automática, ofreciéndole siempre las últimas actualizaciones de seguridad y funciones.

Otra desventaja es la falta de una interfaz física. Para algunas personas, hablar por un micrófono en un auricular no es lo mismo que acercarse un teléfono a la oreja. Aunque han aparecido en el mercado diferentes auriculares telefónicos USB, parecen más juguetes que dispositivos de comunicación serios.

¿Funciona la VoIP con mi número de teléfono gratuito o nacional?

La respuesta corta es: sí. Su número de teléfono existente, ya sea local, nacional o gratuito, puede configurarse para que funcione con VoIP. Los números nacionales y gratuitos son números virtuales que desvían las llamadas entrantes a cualquier número de teléfono existente o incluso de forma totalmente digital a su cuenta de VoIP.

Incluso la elección del teléfono - hardphone, softphone o una combinación - no tiene ningún impacto en el uso de su actual teléfono gratuito o nacional.

¿Y cómo funciona eso?

Las personas que llaman teclean su número de teléfono, tras lo cual se conectan a nuestro sistema de respuesta vocal interactiva (IVR). Dependiendo de cómo haya configurado su número de servicio, las personas que llaman se comunican con uno de sus empleados.

El sistema IVR conecta a las personas que llaman con cualquier tipo de teléfono, independientemente de la tecnología o la red de que se trate.

La gran ventaja es que no es necesario invertir en nuevos equipos.

Un número virtual proporcionado por Belfabriek está preparado para el futuro y ofrece una escalabilidad ilimitada.
Preguntas frecuentes

A continuación, hemos enumerado algunas de las preguntas más frecuentes para ayudarle a resolver las dudas que aún pueda tener sobre la VoIP o sobre qué tipo de teléfono VoIP es la mejor opción para su organización.

¿Puedo utilizar teléfonos fijos y móviles en una misma configuración?

Sí, es posible. Dependiendo de la estructura de su empresa o de las preferencias de cada empleado, puede utilizar tanto softphones como hardphones, ya que ambos son compatibles con cualquier número de teléfono de Belfabriek.

Al configurar su número de teléfono gratuito o nacional en nuestro IVR, puede especificar qué llamadas entrantes deben desviarse a qué teléfonos.
Puedo combinar la VoIP con teléfonos normales o móviles?

Eso no es un problema. Algunas organizaciones utilizan teléfonos móviles para gestionar el "exceso" cuando sus teléfonos VoIP están todos ocupados. Los teléfonos fijos o móviles también son un buen respaldo en caso de cortes de electricidad o fallos de la red.

¿Debo comprar una nueva central telefónica?

No, no es necesario. Cuando optas por los teléfonos duros, los conectas directamente a tu router de red.

Tanto los softphones como los hardphones se configuran a través de una interfaz de red. La distribución equitativa de las llamadas entrantes es gestionada por el IVR de CallFactory. En este sistema, se pueden añadir funciones clave como una recepcionista virtual, que garantiza que las llamadas se distribuyan equitativamente entre los empleados disponibles.

¿Qué pasa con los sistemas de VoIP autoalojados?

El uso de un sistema autoalojado o local significa que una empresa invierte en su propio hardware de centralita telefónica (PBX) y lo posee. Un sistema autoalojado es realmente el sistema telefónico interno de una empresa.

Las empresas optan por esta vía porque esperan tener más control sobre el rendimiento de su centralita. Sin embargo, esto requiere una inversión importante, no sólo en hardware y mantenimiento de hardware. Estas empresas a menudo se encuentran con que necesitan personal altamente capacitado para operar y mantener el hardware de la centralita.

Belfabriek ofrece un sistema IVR alojado, lo que le proporciona un control total sobre la configuración de su número de teléfono. También significa que no tiene que preocuparse por las grandes inversiones y el mantenimiento de los equipos, lo que le permite disponer de más tiempo y recursos para centrarse en los asuntos que son importantes para su organización.

¿No podemos utilizar simplemente nuestros teléfonos móviles?

Desde luego que sí. Sobre todo si se combina con una solución de softphone, en la que cada empleado utiliza su smartphone e instala una aplicación de softphone que distribuye las llamadas de forma centralizada. En este caso, los empleados harían y recibirían llamadas a través de la aplicación de softphone.

Por otro lado, algunas grandes empresas u organizaciones registran un bloque de números y luego asignan un número de teléfono distinto (o una extensión) a cada teléfono móvil. Las llamadas entrantes se desvían entonces a los teléfonos móviles de sus empleados. Esta es una buena configuración cuando los empleados sólo necesitan recibir llamadas.

¿Qué funciones puedo utilizar con mi solución de VoIP?

Esto depende del IVR o de la centralita que utilices.

Si ha registrado su número de teléfono gratuito o local en (o lo ha transferido a) Belfabriek, obtendrá acceso completo a nuestro conjunto de funciones adicionales que ofrece nuestro cloud-IVR. Estos son algunos de esos extras gratuitos que se incluyen en cada paquete:

- Filtro de llamadas
- Cola de llamadas
- Grabación de llamadas
- Desvío directo
- Fax2mail
- Gestión de números de llamada
- Aplicaciones móviles
- Organizador de SMS
- Estadísticas
- Informes estadísticos por correo electrónico
- Enrutamiento VIP
- Recepcionista virtual
- Voz a correo electrónico
- Susurro

¿Cómo puedo transferir mi número de teléfono a Belfabriek?

Si ya tiene un número de servicio, puede transferirlo fácilmente a Belfabriek poniéndose en contacto con nuestro servicio de atención al cliente.

Si todavía no tiene un número de teléfono gratuito o de tarificación adicional, eche un vistazo a los números de teléfono gratuitos o nacionales que tenemos disponibles.

Para los números locales de cualquier país, póngase en contacto con nuestro servicio de atención al cliente.

Tenga en cuenta que los números se asignan por orden de llegada.
¿Tiene alguna duda?

Si, después de leer este artículo, sigue teniendo preguntas sobre la VoIP, el uso de softphones o hardphones, o sobre los números de teléfono gratuitos, nacionales y locales, no dude en ponerse en contacto con nosotros.