Compre sus propios números de teléfono de empresa directamente en línea
Llámenos gratis:
900-983 420

Cómo configurar el servicio telefónico perfecto para tu tienda online

Ha lanzado su tienda web en línea, su suministro de existencias está en marcha y su proceso de entrega ha resistido todas las pruebas.

Ha puesto en marcha su tienda en línea, el suministro de existencias está en marcha y el proceso de entrega ha resistido todas las pruebas. Puede que incluso hayan llegado los primeros pedidos. Pero, ¿ha pensado en cómo va a gestionar el contacto con los clientes fuera de línea?

No todos los clientes de su tienda online quieren comunicarse exclusivamente por correo electrónico, formularios online o ventanas de chat. Los clientes necesitan saber que hay personas reales detrás del escaparate de su tienda digital.

Para muchos visitantes, la falta de un número de teléfono directo será una razón para abandonar su tienda web tan rápido como llegaron. ¡Esto significa que está perdiendo clientes potenciales y volumen de negocio!

Simplemente colocando un número de teléfono en su sitio web, evitará perder esos clientes. Un número de teléfono ofrece a la gente la oportunidad de hacer preguntas que su sitio web podría no responder, y les permite obtener una experiencia más personal con su negocio.

Sin embargo, entendemos su preocupación.

Responder a las llamadas telefónicas no debe hacerse a expensas de tu productividad. Especialmente cuando estás empezando como tienda online, equilibrar el contacto con el cliente y otras actividades importantes es clave.

¿Cómo hacerlo sin tener que invertir en nuevos teléfonos, centralitas o redes?

En este artículo le mostraremos precisamente eso. El contacto con el cliente ideal para una tienda online

Antes de hablar de cómo configurar un servicio telefónico de atención al cliente perfecto para una tienda online, tendremos que ver cuáles son las condiciones que lo hacen perfecto. ¿Cuándo destaca la atención telefónica al cliente? ¿Podemos definirlo? ¿Cuáles son los ingredientes? ¿Se puede medir?

O lo contrario: ¿qué hace que la atención al cliente fracase? ¿Cómo podemos evitarlo?

A continuación hemos enumerado los problemas más comunes con los que se encuentra el servicio de atención al cliente por teléfono, cómo resolver fácilmente cada uno de ellos y cuáles son los principales requisitos para un servicio telefónico de alta calidad. Perfecta accesibilidad

Antes que nada, su línea de atención al cliente debe ser accesible. Cuando alguien llama a su número de atención al cliente, tiene que poder hablar con una persona de carne y hueso.

Esto puede parecer una perogrullada, pero como organización pequeña probablemente no pase todo el tiempo en su escritorio esperando que los clientes llamen. Te reúnes con los proveedores, tramitas los pedidos, actualizas las cuentas, etc.

Para conseguir una accesibilidad total para sus clientes, querrá recibir sus llamadas dondequiera que esté, en cualquier teléfono que esté con usted en ese momento. Esto puede significar el teléfono fijo de su oficina, o su teléfono móvil cuando esté fuera de ella.

Una vez que su organización crezca y emplee a más personal, querrá ser capaz de poner a los que llaman en contacto con ellos fácilmente, incluso si se encuentra en una ubicación diferente a la de sus empleados.

Un número de teléfono gratuito o nacional es una solución perfecta en estos casos. Estos números son números de teléfono virtuales, lo que significa que las llamadas se redirigen a un número de teléfono normal. Éste puede ser cualquier número de teléfono que usted elija y puede cambiarse tan a menudo como lo necesite, en tiempo real. Aspecto profesional

Al igual que quiere que su tienda online tenga un aspecto profesional para generar confianza, lo mismo ocurre con su servicio telefónico de atención al cliente. Querrá que las personas que llamen sean recibidas por un mensaje pregrabado profesional pero personal. Puede ponerlos en una cola cuando esté hablando con otra persona, o puede redirigirlos a su contestador automático digital para poder devolverles la llamada más tarde.

Todas estas y muchas más funciones están disponibles cuando se utiliza un sistema de respuesta vocal interactiva (IVR). Con un IVR, usted decide qué funciones activar y puede cambiar estos ajustes en cualquier momento. Esto le da un control total sobre su número de teléfono y se asegura de que se adapte de forma óptima a las necesidades de su negocio. Medir para mejorar

Lo más probable es que lleve un control exhaustivo de las estadísticas de su sitio web. Como propietario de una tienda online, sabrá exactamente cuántos visitantes diarios recibe, de dónde vienen, cuánto tiempo permanecen en su sitio, y mucho más. Este conocimiento le permite optimizar continuamente su tienda online.

¿Por qué no hacer lo mismo con su servicio telefónico?

Imagínese cómo puede mejorar el contacto con los clientes de su tienda si sabe exactamente de dónde proceden las personas que llaman, qué días y horas suelen llamar y cuánto tiempo tienen que esperar de media antes de que usted conteste la llamada.

Las estadísticas visuales de llamadas que proporcionan una visión en tiempo real de los datos importantes de las llamadas son tan vitales para su servicio telefónico como para su sitio web. Lo ideal es que obtenga informes diarios que ofrezcan una visión general de las estadísticas más vitales y le permitan profundizar en ellas si es necesario. En cualquier momento y lugar, control total sobre su número de teléfono

Como empresario, tienes que ser capaz de hacer cambios sobre la marcha. Todo el tiempo. Por eso no puede esperar días si quiere cambiar una configuración de su número de teléfono gratuito o nacional.

Un entorno en línea que le ofrezca un control total sobre la configuración de su teléfono, o aplicaciones móviles que le permitan configurar las funciones incluso mientras está de viaje, marcan la diferencia entre un servicio telefónico simplemente bueno y uno siempre perfecto. Configurar su propio servicio telefónico

Ahora que hemos visto las principales necesidades de los clientes, es el momento de poner en práctica la teoría. Vamos a repasar los pasos de cómo elegir y registrar un número de teléfono, y cómo configurarlo para su propio servicio telefónico de atención al cliente. Paso 1: Elegir el número de teléfono

Si todavía no tiene un número de teléfono gratuito, nacional o local, el primer paso es decidir cuál de estos tipos de números es el más adecuado para usted y, a continuación, registrar su número. Esto puede parecer mucho más difícil de lo que es. Como verá a continuación, en realidad no lo es.

Así pues, echemos un vistazo a los tipos de números de teléfono disponibles para ver cuál se adapta mejor a su negocio.

- Los números gratuitos o de llamada libre son lo máximo en cuanto a facilidad de atención al cliente, ya que son gratuitos para las personas que llaman. La supresión de la tarifa de llamada anima a los clientes a llamar para hacer sus preguntas o pedidos. Si puede convertir un buen porcentaje de personas que llaman en clientes de pago, los números gratuitos son los más adecuados para usted. Maximizará el número de personas que llaman, lo que le permitirá maximizar sus conversiones. - CallFactory ofrece números gratuitos en muchos países diferentes. Puede encontrar una lista de países en nuestra página de números gratuitos. Si su país no está en la lista, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Es muy probable que también podamos ofrecerle números gratuitos en su país. - Los números de teléfono nacionales o no geográficos, no están asociados a una región o ciudad dentro de un país. Estos números son una buena alternativa entre los números gratuitos y los números locales, ya que las llamadas a estos números siempre cuestan lo mismo que una llamada local, incluso si la persona que llama está en el otro extremo del país. - CallFactory ofrece números nacionales en muchos países diferentes. Puede encontrar una lista de países en nuestra página de números nacionales. Si su país no está en la lista, póngase en contacto con nosotros. Lo más probable es que también podamos ofrecerle números nacionales en su país. - Los números de teléfono locales también se conocen como números de teléfono geográficos porque su prefijo está relacionado con una zona geográfica y, por lo tanto, también se llama "código de área". Un código de área puede incluir una parte o una ciudad entera, o puede incluir un área más amplia. Sea cual sea el caso del número local que elija, define una zona muy concreta como "su ubicación". Por eso, estos números de teléfono son perfectos para las tiendas online que se centran en el mercado local. En algunos países sigue habiendo una gran diferencia de tarifas entre las llamadas locales y las nacionales, o de "larga distancia". Así que un número local es muy atractivo para llamar a los clientes locales, pero lo es menos para los clientes que están más lejos. - CallFactory ofrece números locales en muchas zonas diferentes de distintos países. Póngase en contacto con nosotros para indicarnos en qué país o zona le gustaría tener un número local, y podremos proporcionarle una lista de números disponibles en la zona que elija.

Nuestras tiendas de números le muestran qué números están disponibles. Registrar un número sólo lleva unos minutos. Los números se registran por orden de llegada, así que no espere demasiado para registrar su número. Paso 2: Configurar su número de teléfono

Una vez que haya seleccionado y registrado su número de teléfono, es el momento de configurarlo. El avanzado IVR en la nube de CallFactory le permite optimizar su número para su organización. Le ofrece una amplia gama de funciones adicionales que puede activar en cualquier momento, sin costes adicionales.

Las funciones más utilizadas para las tiendas online son:

- Mensaje de bienvenida Se trata de un mensaje pregrabado y es lo primero que escuchan las personas que llaman a su número. Un saludo cálido puede hacer que se sientan cómodos y es la primera impresión perfecta. Puede elegir entre pregrabar un mensaje de bienvenida con su propia voz o contratar a un actor de voz profesional para ello. Nuestro servicio de atención al cliente puede proporcionarle una lista de ejemplos de voces de actores con los que solemos trabajar. La duración ideal de un mensaje de bienvenida es de 5 a 10 segundos. - Mensaje fuera de la oficina o fuera de horario Este mensaje pregrabado se reproduce cuando los clientes llaman fuera del horario de oficina. La mejor práctica para estos mensajes es dar la bienvenida a los clientes, decirles que está cerrado, mencionar el horario de apertura y proporcionar un medio de contacto alternativo para casos de emergencia. Después de reproducir este mensaje a sus clientes, puede transferirlos a su contestador automático digital, donde pueden dejarle un mensaje. Este mensaje se envía por correo electrónico como una grabación de audio, con todos los detalles de la llamada en el cuerpo del correo electrónico. De este modo, podrá devolver la llamada a la hora que más le convenga. - Recepcionista virtual Una vez que haya recibido a quienes llaman, puede ponerlos en contacto con sus empleados o departamentos a partir de un menú: "pulse 1 para hacer un pedido, pulse 2 para información sobre la entrega o pulse 3 para preguntas sobre su factura". Incluso puede crear un nivel superior a este: "pulse 1 para inglés, pulse 2 para español". Esta funcionalidad de menú se llama recepcionista virtual y se incluye con su número si es cliente de CallFactory. Todo lo que tiene que hacer es indicarnos qué opciones le gustaría tener activadas y cuál debería ser el número de llamada para cada una de ellas. Nosotros haremos el resto. - Otras funciones Hay muchas más funciones que puedes activar y configurar. Echa un vistazo a nuestra sección de características para ver cuáles te ayudarán a crear el servicio de atención al cliente perfecto para tu tienda web. Todas las opciones y características son accesibles a través de su panel de control en línea y nuestra aplicación para teléfonos inteligentes.

Paso 3: Poner en marcha el servicio telefónico

Después de configurar su número de teléfono, es el momento de lanzarlo. Esto significa que puede comunicarlo a sus clientes (potenciales) colocándolo en su tienda web, preferiblemente en un lugar que sea visible en todas las páginas, como la cabecera o el pie de página del sitio. Asegúrese también de incluir su número de teléfono en las firmas de sus correos electrónicos y otras comunicaciones escritas, como las facturas.

Incluso después del lanzamiento, su número de teléfono puede crecer junto con su tienda.

Si, por ejemplo, llega un momento en que necesita más compañeros para atender todas las llamadas entrantes, puede distribuir fácilmente las llamadas entrantes entre más teléfonos o extensiones.

Lo mismo ocurre si abre más sucursales u oficinas en otros lugares del país, incluso en el extranjero.

Pase lo que pase detrás de las pantallas, sus clientes no lo notarán. Llamarán al mismo número de teléfono y obtendrán el mismo servicio de alta calidad que esperan de usted. Empiece hoy mismo

Como puede ver, un servicio de contacto con el cliente perfecto comienza aquí mismo, en el sitio web de CallFactory. Así que no lo dude y consiga hoy mismo su propio número de teléfono gratuito, nacional o local.

Y si necesita ayuda en el camino, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Artículos relacionados: